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Pour chaque bénéficiaire, il est possible de consulter son agenda qui est une copie du planning qu’on trouve dans l’ERP Ogust auquel on vient ajouter des informations complémentaires.
Voici l’exemple d’un agenda dans Backoffice Suivi Unaide :
Tout d’abord il y a deux codes couleurs de visualisation :
Par « intervenant » avec des créneaux de couleurs différentes en fonction de chaque intervenante
Par « statut » avec des créneaux de couleurs différentes en fonction de chaque statut. On retrouve les mêmes états que dans l’ERP Ogust (A réaliser, Réalisé, Annulé, Brouillon). En plus, on ajoute un état « Remplacement » pour identifier les créneaux qui sont liés à un remplacement accepté.
D’autre part, en plus du planning de l’ERP Ogust, on complète l’agenda avec des « Evènements Rappels ». Ils apparaissent en vert foncé sur l’agenda précédent (indiqué par la flèche rouge). Ces « Evènements Rappels » peuvent être ajouté par des proches, des intervenants ou les coordinateurs pour indiquer par exemple un rendez-vous chez le coiffeur, chez un médecin, ou un anniversaire, ou tout autre événement important et pouvant servir à la coordination et au lien humain.
En cliquant sur une intervention, la fenêtre pop-up suivante s’ouvre sur l’écran.
Cela permet de consulter les détails de l’intervention.
Il est possible également de télépointer une intervention « A réaliser » à la place de l’intervenant en cliquant sur le bouton vert « Télépointer ». Cela utilisera les heures du planning comme heures du télépointage et passera l’intervention à l’état « Réalisé ».
Avant toute modification ou suppression de l’intervention, il convient de lire le paragraphe suivant sur l’ajout / modification des interventions dans le Backoffice Suivi Unaide.
Le planning d’intervention dans l’ERP Ogust est celui qui fait foi car c’est celui-ci qui détermine les factures et les feuilles de paie. Ce planning d’intervention est synchronisé avec le Backoffice Suivi Unaide toutes les 10 minutes. Les modifications réalisées dans l’un des 2 outils est visible au maximum 10 minutes plus tard dans le suivant.
Cependant, la différence entre l’ERP Ogust et le Backoffice Suivi Unaide font que :
Les répétitions ne sont conservées et existent que dans l’ERP Ogust.
Temporairement, on peut créer une répétition dans Backoffice Suivi Unaide (pour la création initiale du planning). Mais dès la synchro avec l’ERP Ogust (toutes les 10 minutes), cette répétition est transférée dans l’ERP Ogust, gardée dans l’ERP Ogust, et transformée en 365 interventions uniques dans Backoffice Suivi.
Une modification dans Backoffice Suivi Unaide est toujours réalisée sur une intervention unique et pas sur la répétition (la synchro avec l’ERP Ogust se fait donc sur cette intervention unique)
Une modification dans l’ERP Ogust se fait sur la répétition ou sur une intervention unique (la synchro avec Backoffice Suivi Unaide se fait sur cette intervention unique ou sur toutes les interventions uniques correspondant à la répétition)
Ceci étant dit les fonctionnalités d’ajout d’une nouvelle intervention unique ou d’un planning entier, ainsi que la modification ou suppression sont possibles.
Pour l’ajout d’une intervention ou d’une répétition, il est possible de cliquer sur l’agenda à la date et l’heure souhaitées. Cela a pour effet d’ouvrir une fenêtre pop-up pour renseigner les informations nécessaires.
S’il s’agit d’une intervention unique ou d’une répétition simple, vous devez choisir dans la liste « Répétition » le cas de figure adéquat : Une seule fois, Tous les jours, Toutes les semaines, Tous les mois, Tous les ans.
Si la répétition est plus compliquée comme par exemple « Tous les mardis et jeudis, toutes les 2 semaines », il faut sélectionner « Personnalisé » dans la liste « Répétition ». A ce moment-là, la fenêtre pop-up s’agrandit pour pouvoir définir plus précisément la règle de répétition.
Lorsque tous les renseignements sont corrects, il faut cliquer sur le bouton « Ajouter » pour terminer l’opération.
Pour ajouter un rendez-vous chez le médecin ou utile à la coordination, il est possible de cliquer sur l’agenda à la date et l’heure souhaitées. Cela a pour effet d’ouvrir une fenêtre pop-up pour renseigner les informations nécessaires. Il faut alors cliquer sur l’onglet « Rappel » pour créer ce type d’événement pour aboutir à la fenêtre ci-dessous.
Il s’agit alors de renseigner les différents champs :
Le « Titre » est le texte visible directement dans l’agenda
La « Description » est un texte plus long qui permet de donner plus d’explications et visible lorsqu’on visualise les détails du rappel.
Le champ « Répétition » est géré de la même façon que pour l’ajout d’une intervention à la partie précédente 9.2
Lorsque tous les renseignements sont satisfaisants, il faut cliquer sur le bouton « Ajouter » pour terminer l’opération.
