Nouveau Client Cette Famille

Voici les étapes principales de la mise en place pour le service client :

1. Transfert du client

2. Création d’un contrat de mandat avec Cette Famille

3. Création des contrats de mandat individuels

4. Création des contrats de travail individuels

5. Création des contrats de travail avec Cette Famille

6. Lien avec les proches aidants

7. Contact client

8. Elaboration du planning

9. Tiers payeur

10. Création des tâches sur le back office au nom du PE et de la maison

11. Discussion

12. Ouverture / démarrage

1. Transfert du client

Le client est transféré par e-mail au service client avec les documents, informations générales et date de démarrage.

• Détail contrat de mandat avec les frais de gestion  ;

• Date de démarrage ;

• Répartition du planning avec heure effective et/ou nuit ;

• Date d’appel des particuliers employeurs ;

• Coordonnées du responsable de maison Cette Famille ;

• Lien du dossier drive au nom de la maison, dans lequel s'y trouvent : 

  • Le dossier des salariés des particuliers employeurs ;

  • Le dossier des particuliers employeurs ;

  • Le planning ;

  • Le fichier excel avec les informations générales et le salaire. 

2. Création d'un contrat de mandat avec Cette Famille au nom de la maison

La fiche client Ogust de la maison Cette Famille a été créée par le service conversion. Le devis est disponible dans l'onglet "Document" (disponible sur le profil de la maison cette famille, soit BtoC et non pas B2B ; il est possible de rechercher directement "maison cette famille" et rechercher le bon nom de maison).

• 1 ligne avec 1 heure de frais de gestion en fonction de ce déterminé dans le devis frais fixe avec 1 quantité ;

• 1  ligne avec 1 heure de salaire net à l’heure avec 1 quantité au taux de 10.91€/h ;

• 1 ligne de cotisation à l’heure avec 1 quantité au taux de 5.65€ ;

• 1  ligne avec 1 heure de salaire net au forfait avec 1 quantité au taux de xxx €/h ;

• 1 ligne de cotisation au forfait avec 1 quantité au taux de xx€ (dans le cas d'une reprise de maison, mettre le salaire chargé moyen des contrats) ;

• Mettre la date de démarrage du contrat ;

• Utiliser le modèle d'édition spécifique à Cette Famille ;

• Vérifier l'onglet méthode : 

  • Mode de facturation “reprendre les lignes du contrat” ;

  • Méthode d’envoi courrier ;

  • Chaque ligne doit être en quantité.

• Enregistrer valider accepter.

Si il y a un nouvel arrivant dans la maison...

Il faut créer manuellement une fiche bénéficiaires dans le back office Unaide Connect pour chaque particulier employeur individuel : 

• Civilité, nom, prénom, date de naissance, numéro de sécurité sociale, adresse, numéro de téléphone de l’aidant ;

• Pour l’adresse mail : 

  • Si le PE a une adresse mail personnelle, il faut la renseigner ;

  • Si le PE n’a pas de numéro de téléphone, il faut renseigner celui de l’aidant ;

  • Si le PE a seulement l’adresse email d’un proche, alors renseigner prospect-pré[email protected]

  • Cliquer sur le bouton “Ajouter bénéficiaire” ;

  • Pour l’origine, choisir “3-PRESCRIPTEURS” ;

  • Sur la fiche d’accueil du bénéficiaire en bas de page à gauche, cliquer sur “lier prescripteur” et choisir B2B CETTEFAMILLE “VILLE”.

  • La fiche bénéficiaire Cette Famille est activée dans Unaide Connect en cliquant sur “Activer”. Cela aura pour effet de créer la fiche correspondante dans Ogust dans les 5 minutes suivantes.

Dans Ogust, aller sur la fiche du bénéficiaire pour compléter les informations spécifiques.

• Modifier la fiche en client B2C ;

• Origine du prescripteur : Cette Famille + nom de la maison (Modifier prescripteur) ;

• Type d’exo : 100% ou APA/PCH à verrouiller lors de l’appel ;

• Mode de paiement : virement ;

• Interlocuteur : contact de facturation principal : [email protected]  / cocher la case contact facturation / nom cette famille facture et (si il y a) le proche, il faut l’ajouter ! + ajouter les coordonnées du RM / RMA (adresse mail, n° de téléphone)

3. Création des contrats de mandat individuels

Il faut créer un contrat de mandat pour chaque particulier employeur (c'est-à-dire qu'un contrat de mandat est individuel et non pas collectif). Pour cela, il vaut mieux dupliquer le contrat de mandat de la maison pour chaque particulier employeur, et vérifier les informations suivantes :

• 1 ligne avec 1 heure de frais de gestion à l’heure et/ou en forfait en fonction de ce qui est déterminé dans le contrat cadre (ce montant varie selon le nombre d’heures par maison et du nombre de colocataires) ; 

• 1 ligne avec 1 heure de salaire net à l’heure et 1 heure avec une heure de cotisation ;

• 1 ligne avec 1 heure de salaire net par forfait et 1 heure avec une heure de cotisation : 

  • Dans le cas d’une nouvelle maison : 16.56€/h.

  • Dans le cas d’une reprise de maison, mettre le salaire chargé moyen des contrats.

• Mettre la date de démarrage du contrat au jour d’entrée du particulier employeur ;

• Utiliser le modèle d’édition spécifique à Cette Famille ;

• Vérifier l’onglet méthode : 

  • Mode de facturation “reprendre les lignes du contrat” ;

  • Méthode d’envoi courrier ;

  • Chaque ligne doit être en quantité.

• Envoyer et signer.

4. Création des contrats de travail individuels

Il faut rédiger un contrat de travail entre chaque intervenant et chaque particulier employeur. Pour cela, il faut utiliser le modèle d'édition spécifique à Cette Famille :

• En cas d'ouverture : CDI horaires irrgéguliers avec période d'essai ;

• En cas d'un nouvel arrivant : CDI horaires irréguliers sans période d'essai.

Pour les informations communes :

• Salaires Net 10.91€ | Salaires brut 13.97€  | Salaires chargés 16.56€

• Volume horaires mensuel : 1 ;

• Ne rien mettre dans répartition des heures ;

• Pas d’indemnité de transport ;

• Mettre 0€ en volume d'heures supplémentaires ;

Dans l'onglet complément ne remplir que la case repos : de préférence le dimanche

• Appel des salariés du particulier employeur et des particuliers employeurs ou proches pour signature ;

• Reprendre les anciennetés et les niveaux si reprise.

5. Création des contrats de travail avec Cette Famille au nom de la maison

Il faut établir un contrat de travail entre chaque salarié du particulier employeur et la fiche B2C Cette Famille au nom de la maison. Pour cela, il faut utiliser le modèle d'édition Cette Famille.

6. Lien avec les proches aidants

• Inscription à l'application d'un proche ;

• Valider le proche et le mettre en aidant referent via la fiche du beneficiaire ;

• Lier manuellement le proche à la fiche de la maison “Maison Cette Famille VILLE” ;

• 1 discussion cercle de confiance maison ;

• 1 discussion pro maison  ;

• 1 discussion administratif maison avec le référent cette famille ;

• 1 discussion administratif PE  avec l’aidant référent du PE.

7. Contact client

Lors de cet appel, il faut présenter Unaide et se présenter en tant que gestionnaire qui gère la maison. Il sera convenu de :

• L'envoi et la signature des contrats de mandat et de travail ;

• L'envoi du mail d'inscription à l'application Unaide Connect et son fonctionnement :

  • Valider l'utilisateur dans le back office Unaide Connect en le liant à la fiche du particulier employeur ;

  • Mettre en aidant référent le proche depuis la fiche du particulier employeur ;

  • Se rendre dans la fiche bénéficiaire de la maison et lier l'aidant à la fiche de la maison ;

  • 1 discussion cercle de confiance maison ;

  • 1 discussion pro maison ;

  • 1 discussion administratif maison avec le référent Cette Famille ;

  • 1 discussion administratif particulier employeur avec l'aidant référent du particulier employeur.

• Expliquer le transfert de l'aide financière et/ou de l'envoi des chèques CESU s'il y a pour dématérialiser (s'il n'y a pas d'aide, il faut envoyer la grille AGGIR pour exonération).

8. Élaboration du planning

Le planning s'effectue à partir de la fiche Cette Famille au nom de la maison.

Il est important d'appeler pour chaque première prestation d'un nouvel intervenant.

En cas d'absence du colocataire : mettre l'absence au planning du colocataire sur ogust

9. Tiers payeurs aides financières

• Récupérer les notifications des aides financières si attribution.

• Créer un plan d’aide correspondant à l’aide financière en mode  “non exclusif “.

10. Création des tâches sur le back office au nom du PE et de la maison

• Créer les tâches suivantes ( selon le parcours client )

  • URSSAF Chaque vendredi après la 1ere prestation : il faut faire l'affiliation URSSAF sur ASAP systématiquement, voir si le dépôt est en erreur et si le mandat a déjà eu un SIRET ;

  • Suivi période d'essai en fonction du contrat pour le renouvellement ;

  • Contrat de travail pour la realisation ;

  • Contrat de mandat pour la realisation ;

  • Signature document ;

  • Mise en place aide financière pour évaluer le besoin ;

  • Suivi client ;

  • Credit d'impôt (attestation fiscale).

11. Discussion

- Suivi administratif de la colocation (présence du référent Cette Famille et du gestionnaire Unaide, vocation à indiquer que les tâches pour le compte de la colocation sont réalisées et des indésirables.

- Cercle de confiance Cette Famille Maison (présence de toutes les parties prenantes, partage des activités et des messages sympas).

- Suivi pro Cette Famille Maison (regroupant uniquement les professionnels, Unaide, Cette Famille, Intervenant), remontées des indésirables .

- Planning géré depuis la fiche Cette Famille Maison.

- Suivi administratif individuel du PE (gestion des tâches pour le compte du PE entre Unaide et son client).

Ouverture / Démarrage 

Appel en début et fin de journée du démarrage par le gestionnaire, il faut :

• S’assurer du bon fonctionnement ;

• Suivre la 1ere semaine de démarrage des nouveaux salariés du particulier employeur ; 

• Faire un visio avec les salariés du particulier employeur à J+7 :

  • Déroulement de la première semaine ;

  • Utilisation application ;

  • Questions des salariés du particulier employeur.