Mise en place Cette Famille (conversion)

Voici les 5 étapes principales pour la conversion.

1. Ouverture / reprise de maison

2. Édition et validation du devis

3. Constitution de l’équipe (ou reprise)

4. Création des comptes RM-ARM

5. Lancement des maisons (ou reprise)

1. Ouverture ou reprise d'une maison

Dans le cas d'une ouverture

Voici les informations à recueillir :

• Le type de maison (troubles cognitifs ou autonomie ?) ;

• La commune de la maison ;

• La capacité d’accueil ;

• Le nombre de particuliers employeurs ;

• Le profil des particuliers employeurs ;

• Les horaires avec le volume d’heures et les plages d’intervention ;

• La date de démarrage ;

• La date de réunion de lancement en présentiel ;

• La présence d’un RM ou RMA

• La présence d’un référent et d’un référent administratif.

Dans le cas d'une reprise

Il faut recueillir des informations vis-à-vis des intervenants :  

• La date de démarrage ;

• Le type de maison (troubles cognitifs ou autonomie ?) ;

• Récupérer les contrats de travail existants ;

• Récupérer les 3 documents principaux (carte nationale d’identité, carte vitale, diplôme) ;

• Récupérer les 12 derniers bulletins de paie.

2. Édition et validation du devis

Le devis est réalisé et envoyé depuis la fiche Ogust Cette Famille siège. Il faut envoyer le devis pour signature au référent Cette Famille sur la base de la grille tarifaire Unaide et Cette Famille.

Pour cela, il faut créer la fiche B2B CETTEFAMILLE “VILLE” dans Ogust.

1. Dans le sommaire, aller dans “Client”  puis dans “Nouveau client pro” ;

2. Mettre en nom : B2B CETTEFAMILLE “VILLE” ;

3. Choisir “Client BtoB” ;

4. Pour le secteur, “zone prescripteur” (zone dans laquelle se trouve la maison) ;

5. Ajouter l’adresse ;

6. Enregistrer la fiche.
   

Pour terminer, il faut écrire à la tech pour faire remonter la fiche dans le back office de Unaide Connect.

Exemple :

3. Constitution de l'équipe

Dans le cas d'une ouverture

Il faut déposer la mission sur unaide.fr avec l’adresse mail [email protected] . 

• Nom : Maison Cette Famille | Prénom : Ville ;

• Sélection des services : si un 24/24 est envisagé, sélectionner le forfait 12h jour et 12h nuit ;

• Pour la date de naissance : 01/01/1945 ;

• Pour le numéro de téléphone : renseigner un numéro Aircall + demander le code d’authentification à la tech.

• Valider.

Une fois la mission déposée, des candidatures seront reçues. Il faut les traiter.

Ensuite, une fois que les candidatures sont traitées, il faut remplir le fichier de recrutement Maison Cette Famille accessible ici.

Voici ce qu’il faut vérifier : 

• Diplôme / expérience avec les maladies neurodégénératives ;

• Flexibilité et disponibilité horaires en semaine / weekend / jour / nuit ;

• Verrouiller le salaire ;

• Expliquer le fonctionnement au sein de la colocation ;

• Envoyer le mail d’inscription Unaide Connect, valider le profil, et laisser l’intervenant se positionner sur la mission ;

• Informer les intervenants de la réunion de présentation de l’équipe en visio ;

• Réaliser le planning dans le fichier accessible ici et valider les disponibilités ;

• Informer les intervenants de la réunion de lancement en présentiel ;

• Enregistrer les événements dans les agendas Unaide Connect ;

• Envoyer les invitations via Google Agenda.

Dans le cas d'une reprise

Il faut recueillir des documents / informations auprès des particuliers employeurs : 

• Récupérer les contrats de travail existants

• Récupérer les 3 documents principaux (carte nationale d’identité, carte vitale, diplôme) ;

• Récupérer les 12 derniers bulletins de paie ;

• Compléter le fichier ici ;

• Reprendre les contrats initiaux et les bulletins et compléter le fichier excel disponible dans le drive 

  • Vérifier le taux horaire avec 10% de CP ;

  • Majoration dimanche, jours fériés ou nuit : dans ce cas, attention au modèle d’édition du contrat ;

  • Indemnité de transport ;

  • Période d’essai ;

  • Ancienneté (date d’entrée).

• Récupérer adresse email et mot de passe ;

• Créer le profil intervenant unaide connect depuis l’application web ;

• Charger les documents depuis l’application ;

• Compléter le rib et numéro de sécurité sociale ;

• Valider les documents depuis le back office unaide connect ;

• Charger plusieurs fois les mêmes documents si nécessaire pour obtenir le profil à 100% ;

• Appeler l’intervenant pour lui communiquer le MDP et les informations ci-dessous.

Dans tous les cas (ouverture ou reprise)

Il faut récupérer les informations suivantes concernant les particuliers employeurs et les proches aidants : 

• Identité, numéro de téléphone, mail du mandant ;

• Numéro de sécurité sociale ;

• Plan APA / PCH ou certificat médical AGGIR ;

• Identité, numéro de téléphone, mails des proches aidants.
  

Il faut créer manuellement une fiche bénéficiaires dans le back office Unaide Connect pour chaque particulier employeur individuel : 

• Civilité, nom, prénom, date de naissance, numéro de sécurité sociale, adresse, numéro de téléphone de l’aidant ;

• Pour l’adresse mail : 

  • Si le PE a une adresse mail personnelle, il faut la renseigner ;

  • Si le PE n’a pas de numéro de téléphone, il faut renseigner celui de l’aidant ;

  • Si le PE a seulement l’adresse email d’un proche, alors renseigner prospect-pré[email protected]

  • Pour l’origine, choisir “3-PRESCRIPTEURS” ;

  • Cliquer sur le bouton “Ajouter bénéficiaire” ;

  • Sur la fiche d’accueil du bénéficiaire en bas de page à gauche, cliquer sur “lier prescripteur” et choisir B2B CETTEFAMILLE “VILLE” ;

  • La fiche bénéficiaire Cette Famille est activée dans Unaide Connect en cliquant sur “Activer”. Cela aura pour effet de créer la fiche correspondante dans Ogust dans les 5 minutes suivantes.

Exemple :

4. Création des comptes RM - ARM

L’ensemble des salariés du particulier employeurs sont intégrés et guidés par appel sur l'application Unaide Connect.

Il faut : 

• Fournir les informations à Cette Famille sur l’équipe constituée ; 

• Intégrer le RM et RMA en tant que professionnel de santé dans l’application Unaide Connect avec leurs adresse email @cettefamille.com 

• Guider les RM et RMA en téléchargeant l’application Unaide Connect ou en y accédant via le site web https://app.unaide.fr/ .

• Demander aux RM et RMA de s’inscrire en tant que professionnel ou professionnel de santé.

Ensuite, vous devez : 

• Sélectionner la fiche bénéficiaire maison Cette Famille pour accéder aux transmissions ;

• Demander au service tech d’ajouter les professionnels de santé Cette Famille dans le suivi administratif de la fiche bénéficiaire Cette Famille ;

• Organiser la visio de présentation du service Unaide et de la colocation.

5. Lancement des maisons

Pour l’ouverture de nouvelles maisons ou une reprise, une réunion est organisée avec le service conversion et client, ainsi que l’ensemble des salariés du particulier employeur prévus et le référent de vie partagée, une semaine avant le démarrage en visioconférence.

Lors de cette réunion, le but est de :

1. Présenter Unaide ;

2. Expliquer l’application Unaide Connect ;

3. Échanger sur l’organisation de la maison ;

4. Présenter les particuliers employeurs ;

5. Organiser le planning ;

6. Visiter la maison.