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Pour créer un nouveau règlement, sur la fiche du client, onglet Règlements, cliquez sur le + vert en haut à droite :
Dans la fenêtre Nouveau règlement, renseignez les différents champs :
Date comptable : date à laquelle le règlement sera enregistré dans votre comptabilité. Par défaut, la date renseignée est la date du jour mais vous pouvez la modifier en cliquant sur le calendrier pour sélectionner une autre date.
Montant : montant du règlement à enregistrer.
Mode de règlement : par défaut, c'est le Mode de paiement renseigné dans l'onglet Définition de la fiche client qui est sélectionné mais vous pouvez le modifier en cliquant sur le menu déroulant.
Émetteur : par défaut, le client est sélectionné. Dans le cas des prestations financées, les organismes financeurs enregistrés dans le menu Administration > Organisme sont également proposés dans le menu déroulant.
Perçu : un règlement peut être enregistré en "Non perçu" si besoin (par exemple, si un client envoie un chèque et sollicite son encaissement à une date ultérieure). Notez qu'un règlement "Non perçu" ne sera pas pris en compte dans l'attestation fiscale.
Commentaires : champ de saisie libre à compléter si besoin.
Cette étape est primordiale pour votre comptabilité et la prise en compte du règlement dans le crédit impôt.
Pour chaque nouveau règlement, la liste des factures non soldées s'affiche en bas de la fenêtre, dans la rubrique Associé aux factures.
Pour associer un règlement à une facture, double-cliquez ou saisissez le montant du règlement dans le champ Règlement en face de la facture que vous souhaitez associer. Le montant du règlement sera alors automatiquement renseigné dans ce champ. Cliquez sur Enregistrer pour valider l'association.
Pour les virements reçus sur votre compte bancaire, le module Enregister les virements reçus vous permet de générer les règlements pour vos client et de les associer directement aux factures.
Cliquez sur Clients > Règlements > Enregistrer les virements reçus.
Sont listées toutes les factures :
- en mode VIREMENT,
- non soldées totalement.
Sélectionnez les factures pour lesquels vous souhaiter générer les règlements et les associer. Pour sélectionner toutes les factures d'un client, cochez la case à côté de son nom.
Remarque :
Par défaut, lorsque vous cochez la case d'une facture, le Montant reçu indiqué est égal au montant total que vous doit le client pour cette facture. S'il vous a versé moins d'argent, vous pouvez saisir un autre montant.
Indiquez la Date comptable du règlement.
Indiquez quel compte comptable est utilisé comme Poste de trésorerie.
Cliquez sur Générer.
Les règlements sont alors automatiquement générés et associés aux factures de vos clients.
Vous retrouvez ces règlements dans l'onglet Règlements des fiches clients :
Si vous avez plusieurs règlements à saisir pour un ou des clients, vous pouvez utiliser le module Saisie rapide de règlements. Pour cela, cliquez sur Clients > Règlements > Saisie rapide de règlements.
Saisissez le nom du client pour lequel vous souhaitez ajouter un règlement.
Sélectionnez la ou les facture(s) à associer au règlement puis cliquez sur Enregistrer.
Par défaut, le montant du règlement correspondra au montant restant de la facture mais vous pouvez saisir un montant différent.
Indiquez la Date comptable du règlement.
Sélectionner le Mode de règlement du client.
Pour le champ Emetteur, si le client bénéficie du financement d'un organisme, vous pouvez indiquer si le règlement est émis par le client ou son organisme financeur.
Indiquez quel compte comptable est utilisé comme Poste de trésorerie.
Pour le champ Perçu, indiquez si le règlement a été perçu ou pas.
Cliquez sur l'icône de disquette à gauche de la fenêtre pour enregistrer votre saisie de règlement.
Remarque :
Pour supprimer un règlement, cliquez sur la croix rouge à côté de l'icône de disquette.
A l'enregistrement de la saisie, la ligne redevient vierge et vous pouvez saisir un nouveau règlement.
