Gestion des absences et des remplacements

Rappel

• Absence justifiée = congés payés validés par l'employeur / arrêt maladie - accident de travail - congès exceptionnel

• Absence injustifiée = tout autre absence même les prestations ayant été remplacées

Prise en compte de l'absence

message important ou appel de l'avs

• ouvrir le message en créant une tâche ou créer une tâche catégorie absence avs

• contacter l'avs : savoir le motif de la demande de remplacement / demander de justificatif / a t-elle prévenu le PE ?

• demander de faire la demande de remplacement avec le bon motif

• lui demandez d'ajouter son justificatif dans la demande de remplacement ou après

• appel au client en cas de longue absence : indiquer au client l'absence de sa salarié, le motif, si il souhaite engager une procédure et le remplacement en cours

• si la prestation est prise : cloturer la tâche avec un CR dans le suivi de cercle de confiance

• si prestation est non prise :

  • appel au avs ayant un contrat avec le PE pour prendre accépter la demande de remplacement

  • si longue période : lancer un recrutement avec un mail au service conversion (date prestation compétence necessaire motif du recrutement )

  • cloturer la tâche pour informer le client et l'équipe qu'un recurtement est lancé

  • dupliquer la tâche pour garder une trâce du recrutment en cours

• En cas de demande de remplacement non prise : la prestation reste au planning de l'intervenante et si elle n'est pas prise elle s'annule pour défaut de télépointage.

Demande de remplacement en cours

• Chaque matin : traiter les demandes de remplacement en cours uniquement les triangles rouges absence à J et J 1

  • Appel avs : savoir le motif de la demande de remplacement / demander de justificatif / a t-elle prévenu le PE ?

  • lui demandez d'ajouter son justificatif dans la demande de remplacement ou après

  • Appel client : indiquer au client l'absence de sa salarié, le motif, si il souhaite engager une procédure et le remplacement en cours

  • Creation de tâche absence avs

Appel du client

• L'intervenant n'est pas venue à sa prestation

• Creer une tâche catégorie absence avs

• Contacter l'avs : motif / demande de justif / s'assurer de son retour

• Annulation de la prestation sur le BO avec le bon motif

• Si pas de réponse

  • si l'avs est en horaire irregulier, à la demande du PE: lancer une demande de remplacement

  • en cas d'horaire irrégulier et régulier : demander si le PE veut lancer une procédure

• clôturer la tâche en indiquant l'absence de l'avs

Défaut de telepointage :

• appeller les intervantes pour les éduquer à utiliser le pointage

• si persistance du défaut de télépointage, laisser les prestations s'annuler